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Annexe aux CGV : sous-traitance des données personnelles

Dernière mise à jour : 30 octobre 2026

Contrat de sous-traitance prévu par l'article 28 du RGPD, conclu entre l'hôtel client, responsable du traitement (« le Client »), et (raison sociale en attente), (forme juridique en attente), (adresse du siège en attente), (SIRET en attente), éditrice du service Pristi, sous-traitant (« Pristi »). Il est accepté en même temps que les conditions générales de vente, lors de l'inscription ou de la souscription.

1. Objet

Pristi traite pour le compte du Client les données personnelles nécessaires au service d'organisation du ménage et de la maintenance de son établissement, décrit dans les CGV.

2. Description du traitement

Opérations : hébergement, enregistrement, consultation, modification, envoi d'e-mails, sauvegarde, suppression.
Finalités : préparer et répartir le travail de ménage, suivre l'état des chambres, vérifier la qualité, suivre la maintenance, produire des bilans pour la direction.
Personnes concernées : utilisateurs du Client (direction, réception, gouvernante), membres de l'équipe de ménage et de maintenance, prestataires désignés par le Client.
Données traitées : comptes (identifiant, nom affiché, e-mail, rôle, mot de passe sous forme d'empreinte, dates de connexion) ; équipe (prénom ou nom saisi par le Client, horaires du jour, chambres attribuées, chambres déclarées faites et leur heure, remontées écrites) ; photos de chambres et de constats ; prestataires (nom, société, téléphone, e-mail).
Données exclues : aucune donnée des clients de l'hôtel (voyageurs) n'est nécessaire. Le Client s'engage à ne pas en saisir : pas de nom de voyageur dans les notes, pas de personne identifiable sur les photos.
Durée : celle de l'abonnement (et de l'essai), puis les délais de l'article 9.

3. Obligations de Pristi

Traiter les données uniquement pour les finalités ci-dessus et selon les instructions documentées du Client (les CGV, le présent contrat et les réglages choisis dans l'application). Pristi informe le Client si une instruction lui paraît contraire au RGPD.
Garantir la confidentialité : seules les personnes habilitées de Pristi accèdent aux données, sous engagement de confidentialité, uniquement pour l'assistance demandée ou la sécurité du service.
Mettre en œuvre les mesures de sécurité de l'article 7.
Ne recourir à un sous-traitant ultérieur que dans les conditions de l'article 5.
Aider le Client à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes : dans l'application, l'administrateur supprime les comptes de son équipe (Réglages, Équipe), modifie les personnes de l'équipe et exporte ses données (Réglages, Abonnement, Vos données) ; pour le reste, Pristi répond sous 15 jours.
Notifier au Client toute violation de données dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations utiles pour qu'il puisse, s'il y a lieu, notifier la CNIL dans les 72 heures.
Aider le Client, si nécessaire, pour une analyse d'impact.
En fin de contrat, restituer puis supprimer les données (article 9).
Mettre à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent contrat et permettre des audits, sur demande écrite, avec un préavis de 30 jours, au plus une fois par an sauf violation avérée, aux frais du Client.

4. Obligations du Client

Fournir les données et ne saisir que celles qui sont nécessaires (article 2).
Informer les membres de son équipe du traitement (finalités, données, durée, droits), notamment de l'enregistrement des chambres déclarées faites et de leur heure.
Si des informations sur le travail des salariés sont exploitées, respecter le Code du travail : information préalable des salariés et, le cas échéant, consultation du comité social et économique.
Veiller au respect du RGPD pendant toute la durée du traitement.

5. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise Pristi à recourir aux sous-traitants suivants.

Hetzner Online GmbH : hébergement du serveur, en Allemagne ou en Finlande, (région exacte en attente).
Brevo (Sendinblue SAS) : envoi des e-mails (rapports, comptes, essai), France / Union européenne.
Cloudflare, Inc. (R2) : sauvegardes chiffrées hors serveur, (région UE à confirmer en attente).
Cloudflare, Inc. (Web Analytics) : mesure d'audience du site pristi.fr uniquement, sans cookie, seulement si elle est activée ; aucune donnée de l'application.
Signalement des erreurs techniques, seulement s'il est activé, sans donnée personnelle envoyée ;(prestataire : GlitchTip auto-hébergé ou Sentry en attente).
Services de notification du navigateur du téléphone (Google FCM, Apple, Mozilla) : ils acheminent les notifications Web Push, dont le contenu est chiffré.

Pristi informe le Client de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours avant, par e-mail. Le Client peut s'y opposer ; à défaut d'accord, il peut résilier sans frais. Pristi impose à chaque sous-traitant les mêmes obligations de protection.

6. Transferts hors de l'Union européenne

Les données de l'application sont hébergées et sauvegardées dans l'Union européenne. Certains prestataires (Google, Apple, Cloudflare) peuvent toutefois impliquer un transfert hors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par le Data Privacy Framework, selon le prestataire.

7. Mesures de sécurité

Chiffrement des échanges (HTTPS, certificats Let's Encrypt) ; mots de passe stockés sous forme d'empreinte (scrypt).
Un espace séparé par client (conteneur et base de données distincts).
Accès par compte nominatif et par rôle ; déconnexion de tous les appareils en cas de changement de mot de passe.
Accès de l'équipe de ménage par lien du jour, inutilisable le lendemain.
Sauvegarde quotidienne, copie hors serveur chiffrée, exercice de restauration.
Serveur fermé à tout accès hors web et administration par clé SSH ; mises à jour de sécurité régulières.
Photos supprimées automatiquement après 15 jours par défaut (réglable par le Client, au minimum 7 jours).
Notifications sur téléphone chiffrées vers le navigateur (Web Push).

8. Durées de conservation

Activité quotidienne (contrôles, planches, vérifications) : durée du contrat.
Photos : 15 jours par défaut, réglable par le Client (au moins 7 jours) ; les photos rattachées à une demande de la réception restent avec cette demande.
Liens du jour de l'équipe : expirés le lendemain, supprimés automatiquement.
Comptes désactivés : supprimés à la demande du Client ou en fin de contrat.
Sauvegardes : 30 jours glissants, plus un journal de reprise de 7 jours.

9. Fin du contrat

À la fin de l'essai non poursuivi ou de l'abonnement, le Client peut exporter ses données pendant 30 jours. La suppression de l'ensemble de l'espace du Client et de ses données est faite sur sa demande, dans les 30 jours qui suivent la fin du contrat ; les sauvegardes sont effacées au plus tard 30 jours après. Sur demande, Pristi confirme la suppression par écrit.

10. Contact

Pour toute question sur les données : contact@pristi.fr. Délégué à la protection des données : (désignation d'un DPO : en attente — non obligatoire à ce stade).